Plné diáře a málo času. To je problém, se kterým se dnes potýká skoro každý, kdo chodí do práce. Trápí to i učitele, kteří mají nejen plný rozvrh vyučovacích hodin. Přidávají se k tomu ještě hodnocení, schůzky s rodiči, příprava na další hodiny a k tomu třeba i mimoškolní aktivity. Práce s časem je proto základ a pro učitele je time-management jednou z klíčových dovedností.
Přeložit ho můžeme jako hospodaření s časem. A když se s jakoukoli věcí nakládá správně, přináší to spoustu výhod. Dobrá práce s časem ve škole i mimo ni může ovlivnit to, jak efektivně učitelé pracují, vypořádávají se se stresem, jaké emoce cítí nebo jak se jim daří udržovat volno a pracovní povinnosti v rovnováze.
Obecně se kvalitní time-management nevyplácí opomíjet v osobním i pracovním životě, a práce s ním se proto týká i učitelů. „Snažím se být tak efektivní, jak to jen jde, protože ještě dálkově studuji vysokou školu, navíc na mě doma čekají dvě děti. Je pro mě důležité, aby to, co po studentech chci, mělo opravdu své opodstatnění a také přineslo výsledky. Kvůli tomu mě přípravy stojí více času, protože nejedu jen podle učebnice,“ popisuje svůj způsob práce Lucie Materna, učitelka anglického jazyka na Střední zemědělské škole v Brandýse nad Labem. Když se na své hospodaření s časem učitel zaměří, může se mnoho věcí zlepšit.
Kouzelné slovíčko jménem efektivita
Mezi dobrou přípravou a efektivitou vede poměrně přímá linka a u kantorů tomu není jinak. Čím lépe pracují se svým časem, tím více úkolů bez zbytečného stresu za pracovní den stihnou. A to je přesně to, co spoustě učitelů chybí a potřebují na tom pracovat. Snadno se stává, že skáčou mezi samotnou výukou k plánování hodin, opravování písemek či schůzkám s rodiči a ačkoliv tak přes den stihnou spoustu věcí, nic z toho pro jejich práci není efektivní.
„Když se mi sejde více úkolů najednou, což se mi děje prakticky pořád, snažím se je prioritizovat. Často ale upřednostním administrativu a věci netýkající se přímo výuky, abych je měla opravdu v pořádku. Opravování testů a přípravy si pak beru domů, kde na to mám větší klid,“ říká o svém obvyklém postupu Martina Hejretová, učitelka angličtiny a občanské výchovy na Základní škole Novoborská v Praze. Dobrý time-management dokáže jednotlivé záležitosti rozplánovat tak, že učitel získá na jednotlivé úkony více prostoru, a bude tak pracovat lépe. „Využívám už několik let systém z knihy od Davida Allena – Mít vše hotovo s podtitulem Umění produktivity bez stresu. Umožňuje mi vidět úkoly v kontextu a zaměřit se na priority, pokud není na ostatní úkoly čas. Když je třeba, ulehčím si práci v hodinách poslechem nebo videi,“ popisuje svoje zkušenosti Lucie Materna.
Ubyde stresu i obtížných emocí
Učitelská profese je sama o sobě psychicky a časově velmi náročná. Na stole se kupí dokumenty, přichází jeden e-mail za druhým a se špatným time-managementem vše směřuje k pocitu absolutního přehlcení, což následně velmi rychle přispívá k vysoké hladině stresu. Za pomoci vhodného hospodaření s časem lze proti těmto situacím bojovat. Učitelé se následně lépe se stresem a s ním spojenými emocemi vypořádají. „Někdy se může stát, že je učitel zahlcen všemi povinnostmi, které má. Ale když si úkoly sepíše a setřídí podle priority a urgence, bude se pak soustředit jen na ten jeden úkol, který si vybere. Ty ostatní na chvíli může pustit z hlavy,“ radí psycholožka a terapeutka Andrea Včeláková.
Život není jen práce, ale i volný čas
Balancování mezi náročnou prací a osobním životem není jednoduché, a pokud se k tomu všemu přidá špatný time-management, nevěstí to do budoucna nic dobrého. „Když nestíhám, snažím se některé úkoly delegovat. Pokud mám někde investovat čas a není nikdo jiný, kdo by úkol mohl udělat, pak musím předat úkoly jiné. Doma jsem si zařídila uklízečku. V práci je možnost nechat část přípravy lekcí na studentech, ale vymyslím to vždy tak, aby pro ně tato práce byla přínosná,“ vysvětluje učitelka z Brandýsa nad Labem Lucie Materna.
Když učitel zvládne s časem dobře pracovat, naučí se dělat prostor na osobní priority a bude si budovat vlastní work-life balance. To je nakonec výhodné jak pro osobní život, tak pro kvalitně odvedenou práci ve škole. „Snažím se své povinnosti plnit přímo ve škole, ale jsou i dny, kdy celá rodina po večerech a o víkendech stříháme a laminujeme kartičky na aktivity. Partner je taky učitel, ale po večeři se už o zážitcích ze školního dne nebavíme, jinak bychom měli každý den doma třídní schůzky,“ nechává nahlédnout do rodinného života učitelka angličtiny Martina Hejretová.
Někdy může být problém i v tom, že je učitel neustále k dispozici svým žákům a jejich rodičům. „Ti ho pak zahrnují dotazy nehledě na denní dobu a učitel si od práce nikdy neodpočine. Zde je dobré myslet na své osobní hranice a to, že je v pořádku mít na komunikaci jen vyhrazený čas, kdy žáci nebo rodiče vědí, že je učitel k dispozici,“ dodává ke stanovování hranic psycholožka Včeláková.
Co rozhodně vyzkoušet?
Učitel si musí vždy nastavit jasné a plnitelné cíle
Funguje to stejně jako ve výuce – pokud cíl není stanoven konkrétně a dosažitelně, jak ho potom splnit? Pokud se pedagog učí lépe pracovat se svým časem, měl by se naučit své pracovní cíle stanovovat tak, aby byly dostatečně jasné a na první pohled bylo zřejmé, že je možné je splnit. „Někdy je fajn nastavit si budík třeba na 20 minut, kdy se úkolu věnujeme a pak si dát čas na odpočinek, kdy naopak můžeme dělat, co nás baví. To nás může motivovat se pustit i do úkolů, do kterých se nám jinak nechce,“ radí Včeláková.
Pokud se některý z úkolů zdá absolutně nezvládnutelný, je dobré si ho rozdělit do menších kousků, které jde splnit snáze
Snadno se stane, že úkol, který má učitel před sebou, se zdá naprosto nezvládnutelný. A to obzvlášť, pokud je zavalen prací ze všech stran. V takovém případě se často úkol posouvá na „to-do listu“ níž a níž, i přesto, že to je to poslední, co by měl dělat. V takovou chvíli je lepší si ho rozkouskovat na malé úlohy, které je snazší plnit.
Úkoly půjdou od těch nejurgentnějších až po ty nejméně důležité
Ne každý úkol má stejnou váhu. Některé jsou velmi urgentní, jiné ještě nějakou chvíli počkají. Je tedy dobré je plnit postupně od těch nejurgentnějších a nejdůležitějších, až po ty nejméně důležité. V práci učitele se tak udělá přehledný systém. „Pokud se mi sejde hodně úkolů, které nejdou delegovat na někoho jiného, tak ty, které nejsou momentálně nutné, odsouvám v čase dál. Někdy také vyhodnotím, že to, co jsem si předtím určila ke splnění, není vlastně důležité a úkol škrtnu úplně,“ popisuje Lucie Materna. Učitelé by ale neměli zapomínat ani na úkoly, které jsou na „to-do listu“ jako méně urgentní, a sem tam nějaký odbavit, když je příležitost. Nemělo by se potom stát, že budou zahlcení věcmi, které čekaly tak dlouho, že už déle počkat nemůžou.
Zautomatizovat to, co jde
V učitelské praxi jsou úkoly, které se dělají pořád dokola. Tam, kde to lze, je možné je zautomatizovat. Pomocníkem mohou být například vzory organizačních zpráv pro žáky i rodiče nebo třeba šablony, které si učitel vytvoří k plánování výuky.
Co dělat, když se objem práce opravdu nedá zvládnout?
„Být efektivní u nepřímé pedagogické činnosti je pro mě i po pěti letech oříšek. Žádám si u vedení o volné hodiny v průběhu dne, abych neučila pět nebo šest hodin v kuse a pak měla ‚volno‘, protože po konci výuky už zdaleka nejsem tak produktivní jako během dne,“ svěřuje se Martina Hejretová.
Jestliže je toho na učitele skutečně příliš, měl by se obrátit na vedení nebo kolegy, kteří pomůžou a poradí. Takový krok by se neměl dlouho odkládat, protože každá situace má své řešení, i když to tak na první pohled nevypadá. „Kolegové mohou poradit něco, co by učitele samotného nenapadlo. Další možností je najít si nějaké školení na time-management, kde může pedagog do tématu lépe proniknout. Často to ale může být i dlouhodobější problém s nastavováním hranic. To pak může v delším horizontu vést k syndromu vyhoření. Například školní psycholog může v takovém případě učitele odkázat na další možnosti odborné pomoci,“ vyjmenovává psycholožka Andrea Včeláková.
Několik zásad na závěr
Co si z povídání o time-managementu tedy odnést? Učitelé si mohou zapamatovat tyto čtyři zásady:
- Úkoly je dobré plnit podle priority. Hodí se je mít seřazené a sepsané podle urgence.
- Dobře nastavené hranice jsou velmi důležité. Brání syndromu vyhoření a pomáhají efektivitě.
- Život není jen práce. Každý učitel by měl mít jasně ohraničený čas, kdy školu, žáky a rodiče neřeší.
- Když je situace neúnosná, není ostuda si říct o pomoc. Někdy stačí jen malá změna, aby došlo ke zlepšení.
Pod tímto článkem najdete pracovní list, pomocí kterého můžete získané poznatky hned převést do praxe. Aktivity přímo pro učitele vám pomůžou s trackováním času, sestavením týdenního plánovače a vytvořením vlastního systému v úkolech.
